Wdrożenie autorskiego, zintegrowanego systemu KALASOFT EDU było możliwe dzięki dofinansowaniu od NCBiR w ramach programu „Uczelnia dostępna”.

Trwająca od ponad roku pandemia koronawirusa przyśpieszyła proces cyfryzacji wyższych uczelni. Jednym z głównych filarów tego procesu jest wdrażanie systemów informatycznych do zdalnego zarządzania placówkami edukacyjnymi. Wyzwaniem w realizacji tego celu jest zwiększenie świadomości studentów oraz kadry dydaktycznej dotyczącej dostępności takich systemów. Jedną z poznańskich szkół wyższych, która od dawna stawia na rozwiązania online, umożliwiające studentom zdalne nauczanie jest Wyższa Szkoła Zdrowia, Urody i Edukacji. Władze uczelni są w pełni świadome tego, że informatyzacja tak złożonego organizmu, jakim jest szkoła wyższa, to długi i czasochłonny proces. Wymaga on ciągłego monitorowania rynku i wdrażania kolejnych rozwiązań, ułatwiających pracownikom funkcjonowanie w środowisku akademickim, jak i samo studiowanie. Realizacja nowego projektu informatycznego była możliwa dzięki środkom pozyskanym z programu „Uczelnia dostępna”, którego pomysłodawcą i realizatorem jest NCBiR (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju). Projekt ten ma na celu likwidację wszelkich barier w dostępie do kształcenia na poziomie wyższym. Okazuje się, że doskonale wpisały się one w potrzeby uczelni, polegające na ułatwieniu studiowania osobom niepełnosprawnym.

Wsparcie procesu rekrutacji

Za projekt implementacji odpowiadała doświadczona firma Kalasoft, mająca na swoim koncie dziesiątki wdrożeń z zakresu systemów wspierających zarządzanie uczelniami wyższymi (autorskie rozwiązanie – KALASOFT EDU), wielokrotnie najlepiej oceniany system do zarządzania uczelniami okiem studentów (“Raport z drugiej edycji badań na temat postrzegania e-systemów” Badania spółki celowej Uniw. Ekonomicznego w Poznaniu 2017,2018,2019*).

Współpraca rozpoczęła się od analizy przedwdrożeniowej. Władzom uczelni brakowało ustrukturyzowania działań, przez co komunikacja oraz organizacja struktur uczelni odbiegała od oczekiwań.

Analiza problemów uczelni pozwoliła na dokonanie wdrożenia nowego systemu, który charakteryzował się wysokim stopniem integracji na poziomie bazy danych. Jego sprawna implementacja wymagała wcześniejszej wymiany najważniejszych elementów struktury sieciowej – serwerów, macierzy, całego okablowania, a także uruchomienia nowej wersji strony internetowej. Co istotne, powstał również specjalny panel dla pracowników uczelni, który zapewnia wygodny dostęp do danych kadrowych oraz umożliwia sprawną komunikację wewnętrzną oraz możliwość realizacji wielu spraw administracyjnych z poziomu laptopa lub komputera.  Efekty działań zauważono bardzo szybko: poczynając od zoptymalizowania procesów przechowywania danych, aż po usprawnienie pracy, która od tej pory jest wykonywana szybciej.

Autorski system od Kalasoft wspiera szkołę wyższa w kluczowych obszarach jej działalności. Rekrutacja studentów odbywa się drogą online, co znacząco usprawnia cały proces. Ubiegający się o miejsce na uczelni rejestrują się poprzez stronę internetową uczelni. To ogromny komfort, który przyciąga nowych potencjalnych kandydatów – uczelnia stała się otwarta na ich potrzeby, przez co wyróżnia się na tle konkurencji. Taka formuła rekrutacji jest wygodna również dla pracowników, którzy nie muszą ręcznie wpisywać wszystkich danych kandydatów do systemu.

System obsługuje ponadto takie moduły, jak stypendia czy elektroniczny indeks. Moduły zapewniają efektywną pracę, umożliwiając dostęp i wymianę najważniejszych informacji przez całą dobę. Już po kilku dniach pracownicy Wyższej Szkoły Zdrowia, Urody i Edukacji w Poznaniu zauważyli, że mają większą kontrolę nad dokumentacją, a uzupełnianie danych studentów czy generowanie raportów stało się łatwiejsze.

Kontakt z uczelnią z każdego miejsca

KALASOFT EDU chwalą nie tylko pracownicy uczelni, ale również sami studenci. Szczególnie przypadł on do gustu studentom niestacjonarnym, którzy często łączą naukę z regularną pracą. Większość z nich traciła sporo czasu i pieniędzy na dojazdy do uczelni.

– Nowy system jeszcze bardziej ułatwia zdalne studiowanie. Studenci od dłuższego czasu mieli możliwość uczestnictwa online w wykładach, seminariach czy testach, ale za sprawą KALASOFT EDU wszystko odbywa się sprawniej i wygodniej. Nowe rozwiązanie umożliwia również załatwienie wielu formalności bez konieczności nagłego wyjścia z domu czy pracy i pojawienia się w murach uczelni. Dotyczy to między innymi składania elektronicznych wniosków o stypendia – twierdzi Grzegorz Kaliński z firmy Kalasoft. Realizacji zdalnego programu edukacyjnego wymagała wcześniejszej całkowitej integracji systemu KALASOFT EDU z internetową platformą do testowania i sprawdzania wiedzy Moodle oraz z popularnym systemem do wideorozmów – Microsoft Teams, który w czasie pandemii posłużył do organizacji wirtualnych Dni Otwartych na uczelni, składających się z wielu prezentacji oraz sesji Q&A. Uruchomienie pełnej integracji zajęło kilka miesięcy.

Żywy ekosystem z możliwościami dalszej rozbudowy

Mimo początkowych obaw, kadra dydaktyczna dość szybko przekonała się do systemu KALASOFT EDU. Cały personel uczelni został objęty obowiązkowymi szkoleniami, które przeprowadził zleceniobiorca.

– Integracja systemu spełniła nasze wszelkie wymagania i widocznie usprawniła działanie uczelni. Cieszymy się, że zyskaliśmy silnego partnera, dzięki któremu zrealizowaliśmy wyznaczone cele. Obecnie myślimy już o dalszych usprawnieniach oraz rozbudowie internetowego ekosystemu o nowe funkcjonalności w ramach długofalowej umowy z poznańską firmą Kalasoft – wyjaśnia Dawid Radojewski, Specjalista ds. marketingu w WSZUiE.

– Na fali dobrej współpracy, proponujemy kolejne nowoczesne rozwiązania. System analityczny Business Intelligence może dostarczyć nam danych niezbędnych do zwiększenia naszej konkurencyjności na rynku edukacyjnym oraz lepszego przewidywania biznesowej przyszłości na podstawie posiadanych danych. Natomiast system do marketing automation zintegrowany z KALASOFT EDU umożliwia wykorzystanie najskuteczniejszych sposobów dotarcia do potencjalnych studentów. Mamy w zanadrzu jeszcze kilka innych ciekawych możliwości dla uczelni, pracujemy również nad nowym interfejsem graficznym, więc staramy się stale dbać o innowacyjność i nowe możliwości dla WSZUiE. – powiedział Grzegorz Kaliński, Prezes Zarządu w Kalasoft.

Pozyskane dofinansowanie z programu „Uczelnia dostępna” umożliwiło nie tylko uruchomienie nowej strony WWW oraz implementację systemu do zarządzania, ale również instalację windy z myślą o osobach niepełnosprawnych.